Hilfe & häufige Fragen

Erste Schritte

Wie lege ich eine betreute Person an?

Zwei Wege: Von Hand über „Betreute → Neuer Fall". Oder — deutlich schneller — du lädst unter „Betreute → Fall aus Dokumenten" einfach den Dokumentenstapel hoch (Gerichtsbeschluss, Ausweis, Post): die lokale KI liest Aktenzeichen, Aufgabenkreise und Stammdaten aus und legt den Fall zur Prüfung an.

Wie funktioniert das Diktat?

Im Fall unter „Kontakt / Journaleintrag" auf Aufnahme starten klicken und einfach sprechen — direkt nach dem Hausbesuch oder Telefonat. Die lokale KI transkribiert und verteilt das Gesagte auf die richtigen Felder (Gesundheit, Wille, Finanzielles …). Du prüfst und speicherst. Beim ersten Mal fragt der Browser nach der Mikrofon-Freigabe — bitte erlauben.

Wie entsteht der Jahresbericht?

Aus deinem Journal. Im Fall unter „Berichte" wählst du Jahres- oder Anfangsbericht — der Entwurf wird automatisch aus den Journaleinträgen des Zeitraums aufgebaut, nach den üblichen Gliederungspunkten der Gerichte. Du prüfst, ergänzt und lädst ihn als Word-Datei herunter.

Schreiben & Anträge

Was können die Vorlagen?

44 fertige Antragsvorlagen (Grundsicherung, Wohngeld, Pflegegrad, Schwerbehindertenausweis …), die sich automatisch mit den Falldaten füllen. Dazu amtliche Formular-Links — passend zum Bundesland der betreuten Person, bei kommunalen Anträgen über den bundesweiten Behördenfinder.

Jemand fragt: „Was war in dieser Sache eigentlich schon?“

Im Fall auf 📜 Sachstand klicken, Thema eintragen (z. B. „Heimkosten“) – die lokale KI durchsucht Journal, Dokumente und Fristen und baut daraus einen Sachstand mit Chronologie direkt aus der Akte (die Daten werden nicht von der KI geschrieben, sondern unverändert übernommen), aktuellem Stand, offenen Fristen und Belegliste. Als Word-Datei oder Grundlage für ein Schreiben.

Wie rechne ich meine Vergütung ab?

Der Menüpunkt Vergütung zeigt für alle Betreuungen, was gerade abrechenbar ist (§ 14 VBVG: jeweils nach Ablauf von drei Monaten). Pro Fall werden die Fallpauschalen nach § 8 VBVG berechnet – mit Betreuungsmonat, Wohnform, Vermögensstatus und Vergütungsstufe, angebrochene Monate taggenau. Ergebnis ist ein fertiger Antrag ans Betreuungsgericht als Word-Datei. Wichtig: Die Vergütungsstufe stellt das Gericht fest – bitte prüfen, bevor der Antrag rausgeht.

Ich nutze Outlook / Microsoft 365 – geht das auch?

Ja, aber nicht über die IMAP-Felder: Microsoft hat die Anmeldung per Passwort dafür abgeschaltet. In den Einstellungen findest du dafür den Knopf „Mit Microsoft verbinden“. Danach funktioniert alles wie beim normalen Konto – inklusive Ablage in deine Outlook-Entwürfe.

Was, wenn die Person noch gar keine Akte hat?

Kein Problem – lade die Unterlagen trotzdem hoch. Erkennt die KI in mehreren Dokumenten denselben Namen, ohne dass es dazu eine Akte gibt, erscheint im Eingang der Hinweis „Neuer Fall erkannt“ mit allen zugehörigen Dokumenten. Ein Klick auf „Fall aus diesen Unterlagen anlegen“ öffnet die Stammdaten – Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen, Gericht, Betreuungsbeginn und Aufgabenkreise sind bereits aus dem Gerichtsbeschluss ausgefüllt. Du prüfst kurz, bestätigst, und alle Dokumente wandern samt Journaleinträgen und Fristen in die neue Akte.

Kann ich einen ganzen Ordner auf einmal hochladen?

Ja. Unter Eingang gibt es „Ganzen Ordner wählen“ – damit nimmst du eine komplette Akte samt Unterordnern in einem Rutsch. Alternativ ziehst du den Ordner einfach auf die gestrichelte Fläche. Die Dateien werden nacheinander übertragen (mit Fortschrittsanzeige), Dateitypen, die nicht gelesen werden können, werden dabei automatisch übersprungen. Danach läuft die Analyse im Hintergrund weiter – du kannst die Seite ruhig verlassen.

Wie funktioniert der Scan-Eingang?

Eingehende Post einscannen und unter Eingang hochladen (mehrere Dateien auf einmal möglich). Die lokale KI liest jedes Dokument, erkennt Dokumentart, Absender und die betreute Person, legt es in die richtige Akte, schreibt einen Journaleintrag und trägt erkannte Fristen – etwa eine Widerspruchsfrist aus einem Bescheid – automatisch in den Fristenkalender ein. Alles, was nicht eindeutig zugeordnet werden kann, landet im Prüfkorb: dort ordnest du es mit einem Klick zu. Es geht nie ein Dokument verloren und nichts wird still falsch einsortiert.

Kann der Scanner direkt an das Programm senden?

Ja. Wenn du in den Einstellungen dein E-Mail-Konto verbunden hast, stellst du am Kopierer/Scanner „Scan-to-Mail“ auf diese Adresse ein. Alle PDF- oder Bild-Anhänge, die dort ankommen, wandern automatisch in den Scan-Eingang und werden wie hochgeladene Dokumente einsortiert – ohne dass jemand am PC etwas tun muss.

Ein Heim oder eine Krankenkasse fragt Unterlagen an – muss ich die selbst raussuchen?

Nein. Unter Post fügst du die Anfrage-E-Mail ein (oder verbindest in den Einstellungen dein Mail-Konto für den automatischen Abruf): die lokale KI erkennt den Fall, sucht die angeforderten Dokumente heraus und legt eine versandfertige Antwort bereit — als Entwurf in deinem Mailprogramm oder direkt zum Senden. Du prüfst nur noch.

Ich brauche ein Schreiben, für das es keine Vorlage gibt (z. B. Übergabe an den Arzt)?

Im Fall auf „Schreiben erstellen" — unten findest du „Freies Schreiben / Kurzbericht": Stichpunkte tippen oder diktieren, die lokale KI formuliert daraus ein fertiges Schreiben in deinem Stil.

Meine betreute Person wohnt in einem anderen Bundesland (z. B. Heim hinter der Landesgrenze)?

Im Fall unter „Stammdaten bearbeiten" kannst du Bundesland und Betreuungsgericht pro Person hinterlegen — Formular-Links und Anschreiben richten sich dann nach ihrem Aufenthaltsort (§ 272 FamFG). Trägst du eine Anschrift mit PLZ ein, wird das Bundesland automatisch vorgeschlagen.

Konto & Daten

Wie lösche ich den Beispielfall?

Fall öffnen → „Stammdaten bearbeiten" → ganz unten „Fall löschen". Alle Beispieldaten sind erfunden.

Wo ändere ich Gericht, Bundesland und Passwort?

Unter Einstellungen: deine Stammdaten (stehen in jedem Schreiben), dein Standard-Bundesland und -Gericht, das Stil-Lernen für die KI und die Passwort-Änderung.

Was passiert mit den Daten der betreuten Personen?

Alles bleibt auf unseren Servern in Deutschland. Die KI (Diktat, Texterkennung, Entwürfe) läuft vollständig lokal — keine Cloud-KI, keine Weitergabe an KI-Anbieter, kein Drittland. Details in der Datenschutzerklärung.

Was kostet der Betreuungs-Assistent?

30 Tage kostenlos testen — ohne Zahlungsdaten, ohne automatische Verlängerung. Danach Abo laut Preisübersicht; die Freischaltung erfolgt nach deiner Anfrage. Details in den AGB.

Frage nicht dabei?

Schreib uns einfach: kontakt@oceansphere-service.com — wir antworten in der Regel innerhalb eines Werktags.